L’entretien annuel d’évaluation est un entretien important, tant pour le collaborateur que pour son manager et l’entreprise elle-même.

Quelle est la définition de l’entretien annuel d’évaluation ? Dans quelles situations est-il obligatoire ? Quelles sont les formalités  à respecter ? Les étapes ? Zola, logiciel d'entretien annuel d'évaluation, vous explique tout dans cet article.

Entretien annuel d’évaluation : définition

L’entretien annuel d’évaluation, par définition, est un entretien individuel annuel qui a lieu entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique. Comme son nom l’indique, il intervient en général à une fréquence annuelle et est orienté sur l’évaluation du collaborateur. 

Dans certains cas, cet entretien est organisé de façon semestrielle ou trimestrielle. Tout dépend de l’entreprise et de sa politique interne, mais le but reste de faire une évaluation de la période écoulée pour le collaborateur. 

Est-ce obligatoire de faire un entretien annuel d’évaluation ? 

Pour faire simple, non. Pour autant, si on rentre un peu plus dans le détail, on se rend compte qu’il y a une exception et quelques précisions qui entourent les obligations de l’entretien annuel d’évaluation.

L’entretien annuel d’évaluation devient obligatoire lorsqu’une entreprise a des salariés qui sont sous la convention collective de forfait jours.

Dans tous les autres cas, cet entretien n’est pas obligatoire. En revanche, une fois mis en place au sein d’une entreprise, l’employeur doit obligatoirement le faire pour tous les employés de l'entreprise. S’il ne le fait pas, il s’expose à des sanctions pour le caractère discriminatoire que ça peut engendrer.

Quel est l’objectif de l’entretien annuel d’évaluation ? 

Comme précisé dans sa définition, l’objectif de l’entretien annuel d’évaluation est d’évaluer le collaborateur sur la période écoulée. Pour ça on aborde les points suivants :

• Les objectifs de la période écoulée ;
• Les compétences du collaborateur acquises durant cette période et celles déjà existantes ;
• Les nouveaux objectifs pour la période à venir ;
• Une projection future : les projets à court, moyen et long terme. Cette partie permet de se projeter dans dans le futur et dans l’entreprise, mais aussi déterminer les compétences nécessaires pour les atteindre et donc les éventuels besoins de formation.

L’entretien d’évaluation annuel n’est donc pas à prendre comme un jugement ou une sanction, c’est au contraire un moment d’échange privilégié où chaque partie peut faire le point sur la période écoulée.

Quel doit être le support de l’entretien annuel d’évaluation ? 

Il n’y a pas de support obligatoire pour l’entretien annuel d’évaluation, mais il est fortement conseillé d’en utiliser un afin de pouvoir le préparer et le structurer. En général, les entreprises utilisent une trame d’entretien annuel d’évaluation pour faire cet entretien. Il s’agit tout simplement d’un document qui liste les questions qui vont être posées pendant l’échange. 

Comme cet échange est souvent dédié à l’évaluation des compétences et des objectifs du collaborateur, il peut aussi être accompagné d’une grille d’évaluation d’entretien annuel. La grille peut être directement intégrée dans la trame ou être un document annexe.

Pour résumer, le support de l’entretien annuel d’évaluation à privilégier est la trame et/ou la grille d’évaluation mais aucun de ces documents n’est obligatoire ou répond à un formalisme particulier.

Que faire en cas de désaccord sur l’entretien annuel d’évaluation

Le fait qu’il existe un désaccord à l’entretien annuel d’évaluation est une éventualité qu’il est intéressant d’envisager. En effet, bien que dans la majorité des cas l’entretien annuel d’évaluation se passe sans problèmes particulier, il peut arriver qu’un salarié et un manager soient en désaccord sur le contenu de l’entretien (commentaires..) ou sur la manière dont il s’est déroulé (remarques inappropriées ou considérées comme blessantes par exemple). 

Dans ce genre de situation, le salarié n’a en aucun cas l’obligation de signer le compte-rendu de l’entretien annuel d’évaluation. Il est toutefois conseillé de préciser, à la place de la signature, les éventuelles raisons et observations qui motivent la décision du collaborateur de refuser la signature.

Un exemple de commentaire à l’entretien annuel d’évaluation qui peut être ajouté par le salarié pour justifier son choix de ne pas signer le compte-rendu de l’entretien annuel d’évaluation est : “Je ne suis pas en accord avec le contenu de l’entretien annuel d’évaluation car je pense qu’il n’est pas objectif.” Ceci est un exemple très simple bien sûr mais le plus important est de retenir que si le salarié refuse, il doit se justifier pour soutenir la décision qui sera prise.

Modèle d’entretien annuel d’évaluation

Bien qu’il n’existe pas de formalisme particulier pour l’entretien annuel d’évaluation, il est intéressant de mettre en place une trame d’entretien pour fluidifier l’échange. 

Nous avons créé un exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli, afin de vous aider à structurer votre entretien en amont mais aussi comprendre les enjeux de l’entretien et ce à quoi un entretien réalisé de manière structurée et consciencieuse peut ressembler.