Quelle est la définition de l’entretien annuel ?

L’entretien individuel annuel - également parfois appelé entretien annuel d'évaluation - est un moment d’échange privilégié entre un collaborateur et son manager, ou supérieur hiérarchique. 

Il a pour objectif d’aborder les points suivants :

• L’évaluation des performances acquises
• L’atteinte des objectifs de la période écoulée
• La définition de nouveau objectifs pour la période à venir

Le but, à l'issue de l’entretien individuel annuel, est de mettre en place un plan d’action pour la nouvelle année, ou la nouvelle période. Au niveau de la périodicité, comme son nom l’indique, l’entretien individuel annuel est effectué annuellement.

Pour en savoir plus : retrouvez notre article sur les différentes définitions de l'entretien annuel.

Entretien individuel annuel : est-ce obligatoire ? 

L’entretien individuel annuel est-il obligatoire ? C’est la question qui revient souvent. Et effectivement, ce n’est pas toujours simple de s’y retrouver parmi tous les entretiens qui existent dans le monde du travail. Certains sont obligatoires, d'autres non.

Et bien la réponse est non, l’entretien individuel annuel n’est pas obligatoire, sauf pour les salariés étant en convention de forfait jours.

Dans tous les autres cas, l’entreprise a le choix de le mettre en place ou non. En revanche, une fois qu’elle décide de le faire, elle doit impérativement le faire pour tous les salariés de l’entreprise, sans exception. Pourquoi ? Et bien simplement dans un souci d’égalité entre les salariés.

Quel support choisir pour l’entretien individuel annuel ? 

Le choix du support d’entretien individuel annuel est libre et non réglementé. Le choix est libre et dépend de l’entreprise et de sa manière de fonctionner lors de ses campagnes d’entretien individuel annuel.

La trame d’entretien individuel annuel reste un support très utilisé, que les campagnes soient réalisées sur papier ou avec un outil digital. La grille d'entretien d'accompagnement est la ligne conductrice d’un entretien, elle vous permet de structurer votre entretien individuel annuel et d’être le plus efficace possible dans l'exécution de cet échange.

Il est également possible d’utiliser un logiciel d'entretien annuel. Le fait d’utiliser un outil de digitalisation des entretiens ne signifie pas que vous n’utiliserez pas de trame. Au contraire, ces outils proposent généralement des trames d’entretiens individuels annuels déjà faites ou la possibilité de créer ses propres trames.

Le fait de passer par ces outils amène un autre avantage, le gain de temps. De la création des trames à la signature des entretiens en passant par la convocation et la préparation, tout est digitalisé et automatisé au maximum. Un soutien précieux pour la gestion de vos campagnes d’entretien individuel annuel.

Comment préparer l’entretien individuel annuel ? 

Il est important de bien préparer l’entretien annuel individuel pour en tirer le maximum de réussite. La préparation joue un rôle important car elle permet de mieux structurer l'échange. C’est aussi l’occasion de découvrir les sujets qui vont être abordés avec le collaborateur lors de l’entretien individuel annuel.

Vous pouvez ainsi prendre le temps de faire un bilan préalable des succès, des freins et des objectifs d'entretien annuel atteints ou non.

Nous allons vous présenter deux bonnes pratiques pour la préparation de l’entretien annuel individuel :

• L’organisation et la planification : avant toute chose, il faut organiser le rendez-vous pour le temps d’échange. Pour ça, prévoyez les dates, heures, mais aussi le(s) lieu(x), de rencontre. Ensuite convoquez vos collaborateurs en leur laissant suffisamment de temps pour se préparer.

• La création d’une trame : comme expliqué, la trame est l’outil indispensable pour ces échanges. Elle permet d’avoir une ligne directrice pour dérouler l’entretien de la manière la plus structurée possible. Un entretien individuel annuel structuré permettra de faire un bilan plus qualitatif et avec une réelle valeur ajoutée. La trame vous guide dans la préparation de l’entretien, pendant l’entretien et pour la finalisation de l’entretien.

Modèle d’entretien individuel annuel

Le terme modèle se réfère en général à la trame de l’entretien. Comme nous l’avons expliqué, il n’y a pas de format ou trame prédéfini pour l’entretien individuel annuel.

En revanche quelques bonnes pratiques existent. Nous avons créé un exemple de trame d’entretien individuel annuel au format Excel. Vous pouvez la télécharger et l’utiliser pour préparer vos entretiens.

Nous avons aussi créé un certain nombre d’autres ressources, comme la convocation à l’entretien individuel annuel ou une trame remplie pour vous donner un exemple de synthèse entretien individuel annuel. Ces ressources sont également téléchargeables.